Cześć, rola HR & Administration Specialist czeka na Ciebie.

Twoje główne zadania będą obejmować:

Administracja finansowa:

• współpraca z zewnętrznym biurem księgowym i CFO,
• przygotowywanie dokumentacji do zamknięcia miesiąca,
• wystawianie faktur i realizacja płatności,
• przygotowanie danych do raportów,
• kontrola kosztów operacyjnych.

Administracja / HR:

• przygotowywanie dokumentacji pracowniczej,
• współpraca z kancelarią prawną przy przygotowywaniu procedur, dokumentów i umów,
• obsługa benefitów (w tym budżetu szkoleniowego i PPK),
• dbanie o zgodność działań organizacji z przepisami RODO,
• zarządzanie sprzętem firmowych (rejestracja, zakupy, wysyłki, kontakt z serwisem),
• opieka nad biurem w Łodzi (zaopatrzenie, przygotowywanie miejsca pod różne wydarzenia, kontakt z dostawcami),
• organizowanie podróży służbowych i delegacji.

Onboarding & offboarding:

• przygotowywanie i przeprowadzanie procesów onboardingu i offboardingu,
• administracja dostępami i kontami w narzędziach firmowych,
• planowanie spotkań wdrożeniowych i przygotowywanie materiałów.

People / HR:

• organizacja wydarzeń wewnętrznych i integracji (w tym inicjatywy wellbeingowe dla zespołu),
• prowadzenie części komunikacji wewnętrznej (w tym prowadzenie firmowego newslettera) i spotkań zespołowych,
• koordynowanie procesów rekrutacyjnych (publikacje ogłoszeń, kontakt z kandydatami, budowanie candidate experience),
• działania Employer Branding i wspieranie widoczności i promowania zespołu w roli ekspertów,
• wsparcie w bieżących tematach people/HR.

Szukamy osoby, która:

• posiada minimum 3 lata doświadczenia w obszarze administracji / operations / HR,
• ma praktyczne doświadczenie we współpracy z biurem księgowym (zamknięcie miesiąca, obieg dokumentów, fakturowanie, płatności),
• ma doświadczenie w przygotowywaniu dokumentacji pracowniczej i wsparciu procesów kadrowych,
• dobrze czuje się z obszarze podstaw prawa pracy oraz zasad związanych z RODO,
• ma doświadczenie w organizacji podróży służbowych, wydarzeń firmowych i/lub pracy administracyjno-biurowej,
• potrafi samodzielnie organizować swoją pracę, ustalać priorytety i dotrzymywać terminów,
• z łatwością korzysta z MS Excel i innych narzędzi biurowych (G Suite, MS Office, systemy do fakturowania tj.Saldeo, Fakturownia itp.),
• potrafi jasno i profesjonalnie komunikować się z zespołem, kandydatami, partnerami i klientami;
• posługuje się j. angielskim na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację pisemną i ustną (min. B2),
• jest otwarta na pracę hybrydową – obecność w biurze w Łodzi min. raz w tygodniu.

Mile widziane:

• doświadczenie w środowisku software house / branży IT,
• zainteresowanie obszarem HR / People – chętnie śledzi nowinki i zmiany w branży,
• doświadczenie we wsparciu procesów rekrutacyjnych, działaniach employer brandingowych i/lub komunikacji wewnętrznej.