Jak Excel staje się systemem operacyjnym firmy
Excel to zwykle pierwsze narzędzie, po które sięga się, kiedy trzeba coś policzyć, zestawić albo śledzić. Jest uniwersalny, dostępny i prosty w obsłudze, więc każdy może zacząć z niego korzystać od razu. Packy McCormick nazwał go “prawdopodobnie najbardziej wpływowym oprogramowaniem w historii” i trudno się z tym nie zgodzić. W wielu zastosowaniach biznesowych sprawdza się znakomicie.
Problem zaczyna się, gdy procesy, które wystartowały w arkuszu, zostają w nim, choć ich złożoność dawno przerosła możliwości narzędzia. Arkusz do śledzenia zamówień staje się systemem zarządzania zamówieniami, który obsługują różne działy. Obok niego wyrasta plik do rozliczeń z kontrahentami i arkusz planowania zasobów — każdy stworzony na teraz, pod konkretną potrzebę. Ludzie sięgają po Excela, by sprawnie wykonywać swoje zadania, a z czasem ich arkusze składają się w rozproszony system, na którym opiera się codzienna praca firmy.
Co sprawia, że rachunek za Excela rośnie
W 2003 roku kanadyjska firma energetyczna TransAlta straciła 24 miliony dolarów — 10% rocznego zysku — przez błąd w arkuszu kalkulacyjnym. Wysokie oferty zostały przypisane do niewłaściwych kontraktów i firma przepłaciła za każdy z nich. CEO Steve Snyder potwierdził publicznie, że był to “dosłownie błąd kopiuj-wklej w arkuszu Excela.”
To spektakularny przykład, ale mechanizm, który za nim stoi, jest powszechny. Różnica polega na tym, że straty rozkładają się na setki drobnych błędów, których zwykle nikt nie sumuje.
Badania Raymonda Panko, prowadzone od ponad dwudziestu lat, pokazują, że 88–94% arkuszy operacyjnych zawiera błędy. 82% z nich to błędy logiczne. Nie literówki, ale pomyłki wbudowane w strukturę: niepoprawne formuły lub zakresy, odwołania do niewłaściwych komórek, wiersze pominięte w obliczeniach. Co więcej, 86% twórców arkuszy jest przekonanych o poprawności swoich plików, a indywidualne inspekcje wykrywają jedynie 63% błędów. Oznacza to, że wiele strategicznych decyzji zapada na podstawie danych, które są błędne.
Jednak nawet poprawne dane nie będą wspierały zarządzania firmą, jeśli nie da się ich ze sobą zestawić. Kiedy trzy działy firmy zapisują nazwę tego samego produktu na trzy różne sposoby — jeden kodem wewnętrznym, drugi nazwą handlową, trzeci skrótem — każdy robi to poprawnie w swojej konwencji. Dla arkusza to jednak trzy różne produkty. Próba połączenia tych danych w raporcie skończy się więc albo ręcznym porównywaniem wpisów, albo błędnym raportem, jeśli nikt tego nie wyłapie.
Spójność danych w Excelu zależy wyłącznie od dyscypliny użytkowników, a przy wielu arkuszach i kilkunastu osobach ta dyscyplina prędzej czy później zawodzi. W obrębie jednego arkusza da się ustawić wspólne reguły — rozwijane listy, ustalone wartości — ale nawet one najczęściej przegrywają z realiami pracy.
Do tego dochodzi połączenie warstwy analizy danych z warstwą prezentacji w arkuszach kalkulacyjnych. Scalona komórka, w której zmieściły się dwa rodzaje danych, jest nieczytelna dla czegokolwiek poza ludzkim okiem. Tabela przestawna jej nie przetworzy, a formuła nie wyciągnie z niej pojedynczej wartości. Excel sprawdza się do pracy z danymi albo do ich wizualizacji, ale nie jako jedno i drugie jednocześnie. Z każdą poprawką formatowania arkusz zawiera coraz mniej danych, na których można polegać.
Osobny problem to chaos wersji pliku. Każda kopia arkusza przesłana mailem, edytowana i przekazana dalej to potencjalnie inna wersja danych. A im więcej kopii, tym trudniej zidentyfikować właściwe źródło prawdy. W momencie podejmowania decyzji, ktoś musi najpierw ustalić, która wersja jest aktualna, a to oznacza ręczne porównywanie plików. Dochodzi do tego brak śladu po zmianach: Excel nie rejestruje kto, co i kiedy edytował. Jeśli gdzieś w arkuszu pojawił się błąd, trudno ustalić skąd pochodzi i jak daleko sięga.
Im więcej arkuszy, ludzi i procesów, tym więcej takich sytuacji. Każda z osobna może wydawać się zwykłą niedogodnością, ale razem tworzą rzeczywistość, w której wykwalifikowani ludzie spędzają czas na weryfikowaniu danych i gaszeniu pożarów zamiast na pracy, która rozwija firmę.
Jakie ryzyko niesie zarządzanie firmą w Excelu
Firma, która zarządza procesami w Excelu, jest narażona na straty, których nie widać w żadnym arkuszu: utracone możliwości, wyciek poufnych informacji i przestój gdy jedyna osoba znająca arkusz jest niedostępna. Przyjrzyjmy się im z bliska.
Nie wiesz, ile tracisz ani ile możesz zyskać
Zależności między zamówieniami a stanami magazynowymi, wzorce w historii zakupów, korelacje między sezonowością a zużyciem surowców — te informacje są latami zbierane w arkuszach i mogłyby wskazywać kierunki rozwoju oraz ryzyka. Ale bez narzędzia, które te wzorce wyciągnie na powierzchnię, firma reaguje zamiast przewidywać. Widzi stan na wczoraj, może dziś, ale nie trend.
Dobrze widać to na przykładzie polskiego producenta żywności ultra-fresh, który planował produkcję w rozproszonych arkuszach. Kiedy dane z Excela trafiły do wspólnego systemu planowania produkcji, przy jednym z pierwszych zamówień pojawił się alert: dwie tony świeżego szpinaku nie były potrzebne. System monitorował stany magazynowe w czasie rzeczywistym i wychwycił to, co przy takim wolumenie zamówień łatwo przeoczyć. Zespół planistyczny przestał więc sprawdzać każde zamówienie linia po linii i mógł zająć się pracą, do której został zatrudniony.
Korzyść nie kończyła się na pojedynczych zamówieniach. Firma zyskała też możliwość planowania produkcji 52 tygodnie do przodu, więc z wyprzedzeniem mogła negocjować warunki z dostawcami i dopasowywać moce przerobowe do sezonowych zmian popytu.
Twoje dane nie są tak bezpieczne, jak myślisz
W 2023 roku Police Service of Northern Ireland w odpowiedzi na rutynowe zapytanie o liczebność kadry udostępniła publicznie arkusz Excela. W ukrytej zakładce tego pliku znajdowały się dane osobowe 9 483 funkcjonariuszy: nazwiska, stopnie, stanowiska. Zanim ktokolwiek to zauważył, plik był publicznie dostępny przez ponad dwie godziny. Wystarczająco długo, żeby dane trafiły do grup paramilitarnych. Szef policji podał się do dymisji, a brytyjski regulator ochrony danych nałożył na PSNI karę 750 000 funtów — obniżoną z 5,6 miliona, bo to instytucja publiczna.
O podobne incydenty w firmowej codzienności nie jest trudno. Arkusz Excela to plik, który po przesłaniu mailem żyje własnym życiem. Firma nie ma sposobu, żeby sprawdzić, kto go otworzył, komu przesłał dalej, ani co z nim zrobił. Pracownik może wrzucić go do ChatGPT, żeby szybciej przygotować raport, a wtedy dane poufne trafią na serwery, nad którymi firma nie ma żadnej kontroli. Polityka bezpieczeństwa wyznacza zasady, ale nie egzekwuje ich sama. By mieć kontrolę nad obiegiem danych firmy, potrzebne są też narzędzia, które rejestrują dostęp, ograniczają udostępnianie i minimalizują ryzyko.
Twoje najważniejsze procesy zależą od jednej osoby
W wielu firmach jest ktoś, kto zna “tego Excela” od podszewki — wie, które formuły od czego zależą, dlaczego kolumna C jest ukryta i skąd biorą się liczby w podsumowaniu. To zazwyczaj osoba z dobrą znajomością procesu biznesowego, która zbudowała arkusz.
Bez niej nikt nie poprawi błędu w formule ani nie odpowie, skąd biorą się złe liczby w raporcie. Jeśli jest akurat na urlopie lub na zwolnieniu i coś przestanie działać, to proces w najlepszym wypadku czeka. Narzędzie, które ma wspierać cały zespół, de facto zależy od dostępności jednej osoby. Dotyczy to także każdej sytuacji, która wymaga interpretacji. Standardowe wpisy do arkusza obsłuży każdy, ale gdy pojawia się wyjątek, niestandardowe zamówienie, nagła zmiana, Excel nie podpowie, co zrobić. Choć arkusz przechowuje dane, to logika, według której firma podejmuje decyzje operacyjne, istnieje tylko w czyjejś głowie.
W końcu, gdy ta osoba odchodzi, firma ma nie jeden problem, ale dwa: kim ją zastąpić i jak utrzymać proces w ryzach, zanim ktokolwiek nauczy się arkusza na tyle, żeby go obsługiwać.
Dlaczego firmy tak długo czekają ze zmianą
Decyzja o tym, żeby przenieść firmowe procesy z Excela do innego narzędzia, rzadko zapada z wyprzedzeniem. Najczęściej przyspiesza ją moment, w którym nagromadzone problemy przestają być do zaakceptowania, albo incydent, który odbija się na rentowności czy reputacji firmy.
Ta ostrożność jest zrozumiała. Jeśli uczestniczyłeś we wdrożeniu, które trwało dłużej i kosztowało więcej niż zakładano, masz podstawy, by ostrożnie podchodzić do kolejnego. Tyle że ostrożność też ma swoją cenę i nie jest nią ryzyko wdrożenia, ale utrata wpływu na to, kiedy i w jaki sposób zmiana w końcu nastąpi.
Czekanie nie usuwa problemu. Złożoność arkuszy i ich wzajemnych zależności rośnie, przybywa danych i procesów, a ludzie głębiej przyzwyczajają się do dotychczasowego sposobu pracy. Firma, która dziś ma przestrzeń na to, żeby wybrać zakres, tempo i moment zmiany, za kilka lat może już tej przestrzeni nie mieć. A kiedy wszystko musi być wdrożone jak najszybciej, projekt jest bardziej podatny na błędy, opóźnienia i przekroczenie budżetu.
Jak sprawdzić, które procesy w Excelu kosztują Cię najwięcej
Żeby zobaczyć, które procesy generują największy rachunek, trzeba zrobić trzy rzeczy. Po pierwsze, zinwentaryzować arkusze, bez których nie dałoby się zarządzać poszczególnymi procesami. Po drugie, ocenić każdy z tych procesów pod kątem złożoności operacyjnej i wpływu biznesowego. Po trzecie, policzyć, ile godzin tygodniowo Twoi ludzie poświęcają na ręczne utrzymywanie tych procesów i ile to kosztuje. Do tego rachunku trzeba też doliczyć straty wynikające na przykład z błędów w arkuszu.
Asystent inwentaryzacji procesów excelowych Inwedo
Przygotowaliśmy asystenta AI, który przeprowadzi Cię przez inwentaryzację krok po kroku. Na podstawie Twoich odpowiedzi wygeneruje mapę: co może nadal zostać w Excelu, co warto wpisać do planu zmian na najbliższy rok, a przy których procesach ryzyko jest tak wysokie, że warto działać już teraz. Asystent nie wymaga dostępu do Twoich systemów i danych poufnych.
Asystent jest dobrym punktem wyjścia do oceny sytuacji, który sprawdzi się w większości firm. Jeśli chcesz pójść dalej — przeprowadzić głębszą analizę konkretnego procesu i zaplanować jego wyjście z Excela — napisz do nas. Zaczniemy od 30-minutowej rozmowy, by zrozumieć Twoją sytuację i ustalić kolejne kroki.
Źródła
Packy McCormick, Excel Never Dies, Not Boring, 2021
Raymond Panko, What We Know About Spreadsheet Errors, Frontiers of Computer Science, 2023
Steve Snyder (CEO, TransAlta), Human error costs TransAlta $24-million on contract bids, The Globe and Mail, 2003
Information Commissioner’s Office, What price privacy? Poor PSNI procedures culminate in £750k fine, ICO, 2024
